Pewnie nie raz spotkałeś się z sytuacją, gdy napisałeś maila, dodałeś wszystkie załączniki, zaadresowałeś go, nacisnąłeś klawisz Wyślij i w tym momencie zorientowałeś się, że adresat jest błędny i mail został wysłany do niewłaściwej osoby 🙂 Jeśli sytuacja jest dla ciebie znajoma, ale nie przesłałeś żadnych ważnych danych osobowych – nie ma problemu. Jeśli jednak wysyłasz dane osobowe w mailach, warto dodatkowo zabezpieczyć przesyłane załączniki.
Jest na to kilka sposobów:
- szyfrować korespondencję z odbiorcą (bezpieczeństwo: 10/10, trudność wdrożenia: 10/10, przyjemność korzystania 8/10)
- Pakować załącznik z hasłem (bezp: 4/10, trud. wdr.: 3/10, korz.: 3/10)
- Drukować załączniki do PDF z hasłem (bezp: 7/10, trud. wdr.: 3/10, korz.: 6/10)
Dzisiaj chciałbym pokazać zalety korzystania z ostatniego sposobu. Szyfrowanie PDF ma kilka zalet.
Pierwszą i podstawową zaletą jest łatwość wdrożenie rozwiązania.
W systemie pojawia się dodatkowa drukarka – wydruk na nią wyświetla okno z zapytaniem, jakie hasło chcemy ustawić w celu otwarcia pliku. Jeśli ustalimy że hasłem tym będzie np. pesel dłużnika to wysyłając do strony informacje w treści maila wpisujemy tylko numer sprawy oraz informacje że załącznik można rozszyfrować za pomocą peselu odbiorcy. Nawet jeśli dokument trafi do osoby trzeciej – bez znajomości PESEL osoby nie będzie w stanie odczytać dokumentu. To drugi plus tej technologii – PDF jest szyfrowany bardzo bezpiecznym algorytmem AES-128. Szacuje się że czas potrzebny w chwili obecnej na złamanie tego algorytmu jest dłuższy od czasu istnienia wszechświata 🙂
„Przepis kucharski” na szyfrowanie
Jeśli jesteście zainteresowani jak wdrożyć powyższe rozwiązanie poniżej prezentuje „przepis kucharski” w punktach (opis dla wersji 3.3.0):
- Wejdź na stronę PDFCreator
- Wejdź w zakładkę DOWNLOAD
- Wybierz wersję PDFCreator Free i wybierz DOWNLOAD
- Uruchamiamy pobrany plik. Zalecam wyłączenie opcji instalacji PDF Architect. Ze względu bezpieczeństwa zawsze gdy instalujecie nowy program czytajcie co zatwierdzacie 🙂
- Uruchom program PDFCreator i przejdź do zakładki PROFILE
- W lewym górnym rogu wybierz <Domyślny profil>, wybierz zakładkę Bezpieczeństwo i zaznacz kwadrat Szyfrowanie
- W części głównej zaznacz kwadrat Wymagaj hasła, aby otworzyć dokument PDF. A poziom szyfrowania ustaw na Średni (128-bit AES)
- Następnie wybierz opcję Ustaw Hasła. W wyświetlonym oknie wpisz tylko Hasło właściciela (do edycji). Będzie to hasło dzięki, któremu będziesz mógł otworzyć dowolny wysłany plik (każdy plik będzie miał to samo hasło). Pole Hasło użytkownika (do otwierania) pozostaw puste, wybierz OK
- Wybierz ZAPISZ i potwierdź, że chcesz zapisać profil domyślny
W celu przetestowania czy rozwiązanie działa wydrukuj dowolny dokument na drukarkę PDFCreator zainstalowaną w systemie. Gdy wyświetli się okno z zapytaniem o nazwę pliku- sugeruję, aby wpisać tam numer sprawy, w której drukujesz. Następnie możesz wybrać czy dokument chcesz od razu wysłać z domyślnego programu pocztowego, czy też zapisać na dysku.
Program spyta Cię jeszcze jakie hasło użytkownika chcesz nadać do pliku.
- Proponuję, aby był to pesel dłużnika. Po wszystkim poinformuj odbiorcę, co jest hasłem i pamiętaj, aby uzupełnić swoją politykę RODO o nową procedurę bezpieczeństwa 🙂