Polityka Prywatności

POLITYKA PRYWATNOŚCI EFEKTIVO SP. Z O.O.

  1. ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH

Administratorem Twoich danych osobowych jest Efektivo Sp. z o.o. z siedzibą: ul. Mickiewicza 55, 01-625 Warszawa, zarejestrowana w Krajowym Rejestrze Sądowym pod numerem KRS: 0000743756, NIP: 5252758897, REGON: 380948428.

Z Administratorem danych można się kontaktować:

  • Pisemnie: ul. Mickiewicza 55, 01-625 Warszawa z dopiskiem „OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH”
  • E-mail: rodo@efektivo.pl
  • Osobiście: ul. Mickiewicza 55, 01-625 Warszawa
  1. INSPEKTOR OCHRONY DANYCH

Wyznaczony został Inspektor Ochrony Danych, z którym można się kontaktować w sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych:

  • E-mail: rodo@efektivo.pl
  • Adres pocztowy: Inspektor Ochrony Danych, Efektivo Sp. z o.o., ul. Mickiewicza 55, 01-625 Warszawa

III. CELE, PODSTAWY PRAWNE I OKRESY PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

  1. Wykonanie umowy kupna-sprzedaży, świadczenia usług IT i oprogramowania

Cel: Umożliwienie świadczenia usług IT support, sprzedaży oprogramowania (on-premise) dla komorników sądowych, zawarcia i wykonania umowy.

Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. b RODO (niezbędność do wykonania umowy)

Przetwarzane dane: Imię, nazwisko, adres, numer telefonu, adres e-mail, dane dotyczące zawartej umowy, dane dotyczące systemów IT klienta (w zakresie niezbędnym do świadczenia usług).

Okres przetwarzania: Do czasu zakończenia umowy, a następnie przedłużony o okres wynikający z ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (zazwyczaj 5 lat dla celów podatkowych i rachunkowych).

Działania w ramach umowy obejmują:

  • Kontaktowanie się z Tobą w związku z realizacją umowy
  • Świadczenie wsparcia technicznego (IT support) drogą zdalną za pośrednictwem TeamViewer
  • Zbieranie dzienników systemowych i danych diagnostycznych (systemlogs) niezbędnych do diagnozy problemów
  • Wysyłanie informacji o zmianach regulaminów, cen, nowościach produktów
  • Wystawianie faktur i dokumentów rozliczeniowych
  1. Obowiązki prawne (prawo podatkowe, rachunkowe, archiwizacja)

Cel: Wypełnienie obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności ustawy o podatku dochodowym, Kodeksu karnego, zasad archiwizacji.

Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny)

Okres przetwarzania: Zgodnie z przepisami prawa (zazwyczaj 5 lat dla dokumentów podatkowych i księgowych, zgodnie z ustawą o ochronie konkurencji i konsumentów oraz Kodeksem karnym).

  1. Obrona przed roszczeniami i dochodzenie roszczeń

Cel: Obrona przed ewentualnymi roszczeniami oraz dochodzenie roszczeń wobec kontrahentów.

Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes)

Okres przetwarzania: Do upływu terminu przedawnienia roszczeń (zazwyczaj 3 lata zgodnie z art. 118 Kodeksu cywilnego, mogą być dłuższe w szczególnych przypadkach).

  1. Prowadzenie procesów reklamacyjnych i obsługa zgłoszeń

Cel: Rozpatrzenie i rozwiązanie reklamacji, skarg oraz zgłoszeń użytkowników usług.

Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes – obsługa reklamacji)

Okres przetwarzania: Przez okres niezbędny do załatwienia sprawy, a następnie przez 3 miesiące w celach archiwizacyjnych.

  1. Marketing bezpośredni i komunikacja handlowa

Cel: Wysyłka informacji o nowych produktach, usługach, promocjach, newsletter.

Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) – dla osób nienależących do naszych klientów; Art. 10 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną (UOUDE) – dla istniejących klientów.

Okres przetwarzania: Do wycofania zgody lub złożenia sprzeciwu.

Dodatkowe informacje: Każda wiadomość marketingowa zawiera możliwość rezygnacji z komunikacji.

  1. Analityka i statystyki

Cel: Prowadzenie badań i analiz dotyczących funkcjonalności usług, poprawy działania oprogramowania, analizy ruchu na stronie.

Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes – poprawa usług)

Narzędzia: Google Analytics, Microsoft Clarity

Okres przetwarzania: Do 60 dni (po czym mogą być uagregowane i anonimizowane); dla uagregowanych danych bez danych identyfikujących – dłużej.

  1. Bezpieczeństwo, wykrywanie nadużyć i oszustw

Cel: Zapewnienie bezpieczeństwa usług, egzekwowanie zasad wewnętrznych, przeciwdziałanie oszustwom i nadużyciom.

Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes)

Okres przetwarzania: Przez okres niezbędny do eliminacji zagrożenia.

  1. Korespondencja elektroniczna

Cel: Obsługa korespondencji przychodzące poprzez formularz kontaktowy, e-mail.

Podstawa prawna:

  • Art. 6 ust. 1 lit. f RODO (zainteresowanie – dla korespondencji incydentalnej)
  • Art. 6 ust. 1 lit. b RODO (dla korespondencji związanej z umową)
  • Art. 6 ust. 1 lit. a RODO (dla wyrażonej zgody na dalszą komunikację)

Okres przetwarzania: Przez czas niezbędny do udzielenia odpowiedzi + 3 miesiące w celach archiwalnych.

  1. ŹRÓDŁO DANYCH I OBOWIĄZEK PODANIA DANYCH

Dane osobowe pozyskujemy:

  • Bezpośrednio od Ciebie – poprzez formularze na stronie, podczas podpisywania umowy, w trakcie rozmów telefonicznych lub korespondencji
  • Od administratorów Twoich danych – jeśli jesteś pracownikiem/przedstawicielem podmiotu, z którym zawieramy umowę
  • Od partnerów biznesowych – w przypadku gdy dane są nam niezbędne do realizacji umowy

Podanie danych jest dobrowolne, jednak niepodanie danych obligatoryjnych uniemożliwi zawarcie lub wykonanie umowy, a także korzystanie z niektórych funkcjonalności naszych usług.

  1. ODBIORCY DANYCH OSOBOWYCH

Twoje dane osobowe mogą być udostępniane następującym kategoriom odbiorców (przetwarzającym na naszych poleceniach lub będącym niezależnymi administratorami):

Przetwarzający dane (na podstawie umów powierzenia przetwarzania – art. 28 RODO):

  • Sugester CRM – hosting i zarządzanie bazą klientów
  • eHost – hosting stron internetowych (efektivo.pl, efektywnykomornik.pl, artykul8.pl)
  • Microsoft – usługi chmury, oprogramowanie pakietu Microsoft, Microsoft Clarity
  • TeamViewer – obsługa zdalnego wsparcia technicznego
  • Google – narzędzia analityczne (Google Analytics)

Niezależni administratorzy danych:

  • Organy podatkowe – na podstawie obowiązków sprawozdawczych
  • Organy sądowe i administracyjne – na podstawie nakazu sądowego lub ustawowego
  • Kancelarie prawne – w przypadku sporów lub procesów sądowych (na podstawie umowy)
  • Firmy windykacyjne – w przypadku niespłaconych zobowiązań (na podstawie umowy)
  1. TRANSFER DANYCH DO PAŃSTW TRZECICH

Efektivo współpracuje z dostawcami posiadającymi siedziby poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG). Twoje dane osobowe mogą być przekazywane poza teren EOG w następujących przypadkach:

  • Google Inc. (USA) – w ramach Google Analytics
  • Microsoft – W ramach usługi Clarity

Transfer danych poza EOG odbywa się na podstawie:

  • Standardowych Klauzul Umownych (SCC) – dostarczone przez dostawców
  • Data Privacy Framework (DPF) – gdzie dotyczy

Dostawcy zapewniają odpowiedni poziom ochrony danych osobowych zgodnie z wymogami RODO.

VII. PLIKI COOKIES I TECHNOLOGIE ŚLEDZĄCE

  1. Rodzaje cookies

Nasza strona internetowa wykorzystuje następujące rodzaje plików cookies:

Cookies niezbędne (wymagane):

  • Zapewniają prawidłowe funkcjonowanie strony
  • Nie wymagają zgody
  • Przykłady: uwierzytelnianie, bezpieczeństwo sesji

Cookies funkcjonalne:

  • Zapamiętują Twoje preferencje (język, region, rozmiar czcionki)
  • Wymaga zgody
  • Bazowane są na prawnie uzasadnionym interesie

Cookies analityczne/statystyczne:

  • Google Analytics – analiza ruchu, zachowania użytkowników
  • Microsoft Clarity – analiza ruchu, zachowania użytkowników
  • Wymaga zgody
  1. Podstawa prawna przetwarzania poprzez cookies
  • Cookies niezbędne: Art. 6 ust. 1 lit. b RODO (konieczność do świadczenia usługi)
  • Cookies opcjonalne: Art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) oraz art. 399 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej
  1. Wycofanie zgody na cookies

W każdej chwili możesz wycofać zgodę na cookies poprzez:

  • Zmianę ustawień przeglądarki internetowej
  • Kliknięcie przycisku „Zarządzaj cookies” dostępnego na naszej stronie
  • Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem

VIII. TWOJE PRAWA W ZAKRESIE PRZETWARZANYCH DANYCH

Zgodnie z RODO posiadasz następujące prawa:

  1. Prawo dostępu (art. 15 RODO)

Masz prawo uzyskać potwierdzenie, czy przetwarzane są Twoje dane, i otrzymać dostęp do nich wraz z informacją o:

  • Celach przetwarzania
  • Kategoriach przetwarzanych danych
  • Odbiorcach danych
  • Planowanym okresie przechowywania
  • Przysługujących Ci prawach
  1. Prawo do sprostowania (art. 16 RODO)

Masz prawo żądać poprawy nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych.

  1. Prawo do usunięcia danych – „prawo do bycia zapomnianym” (art. 17 RODO)

Masz prawo żądać usunięcia danych, gdy:

  • Dane nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane
  • Cofnąłeś swoją zgodę na przetwarzanie
  • Wzniosłeś sprzeciw wobec przetwarzania
  • Dane są przetwarzane niezgodnie z prawem
  • Dane powinny być usunięte na mocy obowiązku prawnego

Ograniczenia: Prawo do usunięcia nie ma zastosowania, jeśli dane są niezbędne do:

  • Wykonania obowiązków prawnych
  • Ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń
  • Ochrony bezpieczeństwa publicznego
  1. Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO)

Masz prawo żądać ograniczenia przetwarzania danych, gdy:

  • Kwestionujesz prawidłowość danych
  • Przetwarzanie jest niezgodne z prawem
  • Dane nie są już Ci potrzebne, ale są potrzebne do obrony roszczeń
  • Wzniosłeś sprzeciw wobec przetwarzania
  1. Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO)

Masz prawo otrzymać swoje dane w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie, gdy:

  • Przetwarzanie opiera się na Twojej zgodzie lub umowie
  • Przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany
  1. Prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO)

Masz prawo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu, w tym przeciwko profilowaniu. Wówczas przeprowadzimy ocenę, czy nasze interesy są nadrzędne wobec Twoich.

  1. Prawo do wycofania zgody (art. 7 RODO)

Jeśli Twoje dane są przetwarzane na podstawie zgody, możesz ją wycofać w każdym momencie bez podawania przyczyny. Wycofanie zgody nie wpływa na legalność przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

  1. Prawo do niepodlegania zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji (art. 22 RODO)

Masz prawo do niepodlegania decyzji opartej wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych, jeśli decyzja ma dla Ciebie skutki prawne.

  1. PROCEDURA REALIZACJI PRAW

Aby skorzystać z któregokolwiek z powyższych praw, skontaktuj się z nami:

  • E-mail: rodo@efektivo.pl (wpisz „PRAWA GDPR” w temat)
  • Pismo tradycyjne: ul. Mickiewicza 55, 01-625 Warszawa z dopiskiem „PRAWA GDPR”

Odpowiemy na Twoje żądanie w ciągu 30 dni kalendarzowych od jego otrzymania. W szczególnie skomplikowanych przypadkach termin może być przedłużony do 90 dni, o czym poinformujemy Cię.

  1. PRAWO DO SKARGI DO ORGANU NADZORCZEGO

Masz prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO):

  1. AUTOMATYCZNE PODEJMOWANIE DECYZJI I PROFILOWANIE

Efektivo nie stosuje automatycznego podejmowania decyzji ani profilowania, które byłoby oparte wyłącznie na przetwarzaniu zautomatyzowanym i miałoby wobec Ciebie skutki prawne lub istotny wpływ na Twoją sytuację.

XII. ARCHIWIZACJA I DŁUGOTERMINOWE PRZECHOWYWANIE DANYCH

Ze względu na specyfikę naszej działalności (obsługa klientów sądowych) Efektivo przechowuje dane historyczne klientów i projektów w archiwum w celu:

  • Obrony przed ewentualnymi roszczeniami
  • Zarządzania historią relacji z klientami
  • Spełnienia obowiązków archiwalnych

Dane archiwalne będą przechowywane niezbędnie długo dla celów wskazanych powyżej i nie będą przetwarzane do innych celów bez Twojej zgody.

XIII. BEZPIECZEŃSTWO DANYCH

Efektivo wdrażamy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony Twoich danych osobowych, w tym:

  • Szyfrowanie danych w transmisji (HTTPS)
  • Kontrola dostępu do systemów
  • Regularne kopie zapasowe
  • Procedury bezpieczeństwa IT

XIV. ZMIANY POLITYKI PRYWATNOŚCI

Niniejsza Polityka Prywatności może być zmieniana i aktualizowana w celu odzwierciedlenia zmian w naszych praktykach przetwarzania danych oraz wymogach prawnych. Zmiany będą publikowane na naszej stronie internetowej.

O istniejących zmianach poinformujemy Cię poprzez:

  • Publikację nowej wersji na stronie
  • Wysyłkę powiadomienia e-mailem (w przypadku zmian istotnych)

Kontynuowanie korzystania z naszych usług po opublikowaniu zmian oznacza akceptację nowej Polityki Prywatności.

Data ostatniej aktualizacji: 2025.10.27

Pytania? Skontaktuj się z nami: